Addon companyFILES

Mit companyFILES erstellen, konvertieren und verwalten Sie Dokumente direkt in CompanyGPT. Das Addon verbindet Datei-Workflows, Vorlagen und Visualisierungen in einer zentralen Oberfläche.

Die companyFILES Oberfläche

Die companyFILES Oberfläche ist klar in Navigationspunkte und Arbeitsbereiche gegliedert. Über die linke Seitenleiste wechseln Sie zwischen allen zentralen Funktionen.

Von oben nach unten finden Sie in der Seitenleiste folgende Bereiche:

1. Zurück zum Chat – Leitet zurück zum CompanyGPT Chat
2. Dokumente – Zeigt alle generierten und hochgeladenen Dokumente an
3. Vorlagen – Zeigt alle verfügbaren Vorlagen an
4. Vorlage Hochladen – Ermöglicht das Hochladen einer neuen Vorlage
5. Hochladen – Ermöglicht das Hochladen von Dateien
6. Visualisierungen – Zeigt alle erstellten Diagramme und Charts an
7. Einstellungen – Dokumenteneinstellungen die automatisch angewendet werden
8. Sprache – Sprachänderung der Oberfläche
9. Design Umschalten – Toggle für Dark/Light Mode
10. Account – Kontoverwaltung

Dokumente

Hier finden Sie alle generierten und hochgeladenen Dateien an einem Ort.

Über die Suchleiste und die Filter Alle Typen und Alle Ordner finden Sie Dateien schnell. Die Tabelle zeigt Name, Typ, Größe, Datum und Ablauf. Dateien mit einem CompanyGPT-Badge wurden direkt aus dem Chat heraus generiert. Über das Drei-Punkte-Menü (⋯) können Sie Dokumente herunterladen, eine Vorschau anzeigen, das Ablaufdatum bearbeiten oder löschen. Dokumente lassen sich in Ordnern organisieren und haben ein konfigurierbares Ablaufdatum.

Vorlagen

Hier sehen Sie alle verfügbaren Vorlagen für die Dokumentenerstellung.

Vorlagen können nach Typ und Bereich (z. B. Global oder persönlich) gefiltert werden. Die Tabelle zeigt Name, Typ, Bereich, Schlagwörter, Größe und Upload-Datum. Verfügbare Vorlagen lassen sich direkt im Chat für die Dokumentengenerierung verwenden.

Vorlage Hochladen

Hier laden Sie neue Dokumentvorlagen hoch.

Ziehen Sie eine Vorlagendatei (.docx, .xlsx, .potx, .pptx) per Drag & Drop in den Upload-Bereich. Füllen Sie den Vorlagennamen (Pflichtfeld) aus und optional Anzeigename, Beschreibung und Schlagwörter. Admins können globale Vorlagen hochladen, die für alle Benutzer sichtbar sind. Klicken Sie auf „Vorlage hochladen”, um den Upload abzuschließen.

Hochladen

Hier laden Sie beliebige Dateien in Ihren Arbeitsbereich hoch.

Ziehen Sie Dateien per Drag & Drop in den Upload-Bereich oder klicken Sie zum Durchsuchen. Es werden alle Dateitypen unterstützt. Optional können Sie einen Ordner auswählen oder über „+ Neuer Ordner” einen neuen anlegen. Klicken Sie auf „Dateien hochladen”, um den Upload zu starten.

Visualisierungen

Hier sehen Sie alle durch CompanyGPT erzeugten Diagramme und Charts.

Alle im Chat erstellten Visualisierungen werden hier gesammelt angezeigt. Über den Filter „Alle Elemente” können Sie nach Diagrammtyp filtern (z. B. Diagramme oder Charts). Jede Karte zeigt den Titel, eine Vorschau, den Typ und das Erstellungsdatum.

Einstellungen

Hier definieren Sie Standardwerte für das Erscheinungsbild generierter Dokumente.

Über die Tabs Meine Einstellungen und Organisation legen Sie Farbwerte fest, die automatisch auf alle neu generierten Dokumente angewendet werden. Unter Farbüberschreibungen passen Sie die Primär-, Sekundär- und Akzentfarbe an. Unter Erweiterte Farben steuern Sie Überschrift-, Text-, Link- und Tabellenkopf-Farben. Zusätzlich können Sie ein Firmenlogo hinterlegen, das in generierten Dokumenten verwendet wird. Lassen Sie Felder leer, um den Organisationsstandard zu verwenden.

Dokumente erstellen mit CompanyGPT

Nachdem Sie die Oberfläche und Bereiche von companyFILES kennen, zeigen die folgenden Abschnitte, wie Sie über den CompanyGPT Chat konkrete Dokumente und Visualisierungen erstellen und Vorlagen produktiv einsetzen.

Tipp

Eine Video-Anleitung für das Nutzen von companyFILES in Verbindung mit CompanyGPT finden Sie unter:

• Deutsches Video: https://www.youtube.com/watch?v=CWYTURftXHI
• Englisches Video: https://www.youtube.com/watch?v=DSJNlRxC9nI

Umfassende Dokumentenerstellung

Native Word- (.docx), Excel- (.xlsx), PowerPoint- (.pptx) und PDF-Dateien lassen sich erstellen.

• Excel: Tabellen können aus CSV, JSON und Arrays generiert oder erweiterte Vorlagen inklusive Formeln genutzt werden.
• Word: Markdown, HTML, JSON oder Templates werden nahtlos in fertige Dokumente umgewandelt.
• PowerPoint: Präsentationen können direkt aus Markdown-Texten oder Vorlagen erstellt werden.
• PDF: PDFs lassen sich direkt aus Markdown oder HTML generieren.

Beispiel: JSON zu Excel

Chatverlauf:

Ergebnis:

Datenverarbeitung & Code-Export

Strukturierte Daten wie JSON oder CSV können direkt in saubere Excel-Tabellen oder Word-Dokumente konvertiert werden. Außerdem lassen sich beliebige textbasierte Dateien und Code-Skripte erzeugen (z. B. SQL, JSON, YAML, XML, HTML, Python oder JS).

Beispiel: Meeting-Protokoll in PDF-Dokument

Chatverlauf:

Ergebnis:

Visuelle Diagramme & Charts

Rohe Zahlen können direkt als aussagekräftige Grafiken visualisiert werden.

• Interaktive Charts: Balken-, Linien-, Torten-, Scatter-, Bubble- oder Radar-Diagramme inklusive Zoom-Funktion und Bild-Export lassen sich erstellen.
• Mermaid-Diagramme: Per Prompt können Flowcharts, Sequenzdiagramme, Klassendiagramme und State-Machines generiert werden.

Beispiel: Tortendiagramm

Beispiel: Mermaid-Flowchart

Dateikonvertierung & Datenextraktion

• Konvertierung: Es kann flexibel zwischen Formaten gewechselt werden (Excel ↔ CSV/JSON, Word ↔ PDF, Markdown ↔ HTML etc.).
• Extraktion: Daten und Texte können gezielt aus bestehenden Excel-, Word- und PDF-Dateien ausgelesen und extrahiert werden.
• Bildbearbeitung: Die Größe von Bildern lässt sich ändern und in andere Grafikformate konvertieren.

Intelligentes Vorlagen-Management

Vorlagen ermöglichen die wiederverwendbare Dokumentenerstellung. Sie können jedoch nicht einfach ein fertiges Dokument hochladen – das Dokument muss zuerst mit Platzhaltern vorbereitet werden.

Vorlagen vorbereiten

Vorlagen verwenden die doppelte geschweifte Klammer-Syntax: {Platzhalter}. Sie müssen das Dokument (Word, Excel, PowerPoint) in der nativen Anwendung öffnen und Platzhalter wie {Firmenname}, {Datum}, {Adresse} an den Stellen einfügen, wo CompanyGPT dynamische Inhalte einsetzen soll. Die Platzhalternamen können Sie frei wählen, sie sollten jedoch aussagekräftig sein.

• Word (.docx): Platzieren Sie {Platzhalter} direkt im Dokumenttext. Beispiel: “Sehr geehrte/r {Anrede} {Nachname}, …” oder eine Tabellenzelle mit {Rechnungsbetrag}
• Excel (.xlsx): Platzieren Sie {Platzhalter} in einzelne Zellen. Beispiel: Zelle A1 enthält {Mitarbeitername}, Zelle B1 enthält {Abteilung}
• PowerPoint (.pptx / .potx): Platzieren Sie {Platzhalter} in Textfelder auf Folien. Beispiel: Titelfolie mit {Projektname}, Inhaltsfolie mit {Zusammenfassung}

Tipp

Verwenden Sie aussagekräftige Platzhalternamen wie {Kundenname} statt {K1}. So erkennt CompanyGPT den Kontext und kann die Platzhalter zuverlässiger mit den richtigen Daten befüllen.

Vorsicht

Ein normales, fertig ausgefülltes Dokument ohne Platzhalter kann nicht als Vorlage verwendet werden. CompanyGPT benötigt die {Platzhalter}-Markierungen, um zu erkennen, welche Stellen dynamisch ersetzt werden sollen.

Erweiterte Vorlagen-Syntax

Neben einfachen {Platzhalter}-Markierungen unterstützen Word-Vorlagen eine erweiterte Ausdrucks-Syntax für dynamische Inhalte wie beispielsweise Schleifen, um Zeilen in Tabellen zu erstellen.

Tabellen-Schleifen in Word

Schleifen in Word-Tabellen werden über dedizierte Zeilen gesteuert. Die FOR- und END-FOR-Befehle stehen jeweils in einer eigenen Tabellenzeile:

Name	Eingetreten seit
{FOR person IN personen}
{= $person.name}	{= $person.eintrittsjahr}
{END-FOR person}

• Die FOR-Zeile markiert den Schleifenbeginn – sie wird beim Rendern entfernt.
• Die Körper-Zeile wird für jeden Eintrag im Array dupliziert.
• Die END-FOR-Zeile schließt die Schleife ab – sie wird ebenfalls entfernt.

Vorsicht

Die FOR- und END-FOR-Zeilen müssen vollständige Tabellenzeilen sein – platzieren Sie den Befehl in der ersten Zelle, die restlichen Zellen der Zeile bleiben leer. Befehle innerhalb einer Zelle einer normalen Zeile funktionieren nicht als Schleifensteuerung.

Vorlage im Chat verwenden

Nach dem Hochladen referenzieren Sie die Vorlage im Chat und geben die Daten für die Platzhalter an. CompanyGPT ersetzt alle {Platzhalter} mit den bereitgestellten Werten und generiert das fertige Dokument.

Beispiel-Prompt: “Erstelle eine Rechnung mit der Vorlage ‘Rechnungsvorlage’. Kundenname: Muster GmbH, Rechnungsbetrag: 1.500 €, Datum: 15.04.2026”

Dateiverwaltung & Organisation

• Datentransfer: Dateien können hochgeladen und generierte Dokumente direkt heruntergeladen werden.
• Strukturierung: Dateien lassen sich übersichtlich in Ordnern organisieren; zudem können ZIP-Archive zum gebündelten Download mehrerer Dokumente erstellt werden.
• Verwaltung: Der Überblick über die Dokumentenorganisation bleibt erhalten, während Systemeinstellungen und hinterlegte Unternehmensinformationen direkt im Addon geprüft werden können.