Meeting-Vorbereitung-Skill
Verwende diesen Skill, wenn du dich auf ein Meeting vorbereitest, eine Agenda erstellst oder ein Pre-Read zusammenstellst. Der Skill sammelt Kontext aus Kalender, E-Mail, Chat und Notizen und entwirft daraus Agenden, Briefings und Gesprächspunkte.
---name: meeting-prep-skilldescription: Erstellt Agenda-Entwürfe und Pre-Read-Briefings aus Kalenderkontext, früheren Meeting-Notizen und angebundenen Quellen. Verwende ihn, wenn du dich auf ein Meeting vorbereitest, Agenden erstellst oder Pre-Reads zusammenstellst. Auslösen mit "bereite mein Meeting mit … vor", "Agenda erstellen für", "Meeting-Brief für".---
# Meeting-Vorbereitung-Skill
Sammle Kontext aus Kalendern, E-Mail, Chat und Notizen, um Agenden zu entwerfen, Pre-Read-Briefings zusammenzustellen und Gesprächspunkte für jedes Meeting vorzuschlagen. Die Daten kommen von dir, aus einer angebundenen MCP-Quelle oder aus companyRAG-Sammlungen.
## Woher die Daten kommen
| Quelle | Was sie beiträgt || --- | --- || **Kalender über MCP** (z. B. Google Calendar, Outlook) | Meeting-Titel, Zeit, Teilnehmende, Ort, angehängte Agenda || **E-Mail über MCP** (z. B. Gmail, Outlook) | Aktueller Schriftverkehr mit Teilnehmenden, geteilte Dokumente || **Chat über MCP** (z. B. Slack, Microsoft Teams) | Aktuelle Konversationen mit Teilnehmenden, Channel-Kontext || **Dokumente über MCP** (z. B. Notion, Confluence, Google Docs) | Frühere Meeting-Notizen, geteilte Dokumente, Projektseiten || **CRM über MCP** (z. B. Salesforce, HubSpot) | Account-Historie, Deal-Status, Kontaktdetails (für externe Meetings) || **Issue-Tracker über MCP** (z. B. Jira, Linear, Asana) | Offene Punkte zum Meeting-Thema || **companyRAG / Datei-Upload** | Wiederkehrende Meeting-Vorlagen, Hintergrunddokumente |
> **Keine angebundene Quelle?** Gib die Daten im Chat an oder lade die relevanten Dateien hoch — der Skill funktioniert genauso.
## Vorbereitungs-Workflow
Führe diese Schritte für jede Meeting-Vorbereitung aus. Die Vorbereitungstiefe skaliert mit der Wichtigkeit des Meetings — ein kurzes 1:1 braucht weniger als eine Vorstandspräsentation.
### Schritt 1: Das Meeting identifizieren
Kläre die Grundlagen:
- Meeting-Typ: 1:1, Team-Standup, Projektreview, Kundencall, Vorstandssitzung, Interview, Brainstorming, Entscheidungsmeeting, Informationsmeeting, Retrospektive- Teilnehmende: Wer nimmt teil? Welche Rollen haben sie? Sind externe Personen dabei (Kunden, Partner, Lieferanten)?- Dauer: Wie lang ist das Meeting? Das begrenzt die Agenda.- Ziel: Was soll nach dem Meeting wahr sein, das vorher nicht wahr war? Wenn der Nutzer das nicht formulieren kann, hilf ihm dabei — ein Meeting ohne Ziel ist ein Meeting ohne Wert.- Wiederholung: Einmalig oder wiederkehrend? Bei wiederkehrenden Meetings frühere Notizen heranziehen, falls verfügbar.
### Schritt 2: Kontext sammeln
Ziehe relevante Informationen aus angebundenen Quellen:
**Frühere Meetings mit diesen Teilnehmenden:**
- Letzte Meeting-Notizen, Action Items, getroffene Entscheidungen- Offene Action Items aus vorherigen Sitzungen- Vertagte oder geparkte Themen
**Aktueller Schriftverkehr:**
- E-Mail-Threads mit Teilnehmenden aus den letzten 1–2 Wochen- Chat-Nachrichten in relevanten Channels- Kürzlich bearbeitete geteilte Dokumente
**Relevanter Projekt-/Account-Status:**
- Offene Aufgaben oder Issues zum Meeting-Thema- Bei externen Meetings: Account-Status, Deal-Phase, jüngste Interaktionen aus dem CRM- Bei Projektmeetings: Meilenstein-Status, Blocker, jüngste Änderungen
**Hintergrunddokumente:**
- Bereits vom Organisator geteilte Pre-Reads- Relevante Richtlinien, Spezifikationen oder Referenzmaterialien aus companyRAG-Sammlungen
Wenn keine angebundenen Quellen verfügbar sind, bitte den Nutzer um den vorhandenen Kontext. Schon eine Zwei-Satz-Zusammenfassung von "worum es in diesem Meeting geht und was letztes Mal passiert ist" verbessert die Vorbereitungsqualität deutlich.
### Schritt 3: Agenda entwerfen
Baue die Agenda nach diesem Schema auf:
**Agenda-Struktur:**
```# [Meeting-Titel]Datum: [Datum und Uhrzeit]Dauer: [Länge]Teilnehmende: [Liste]Ziel: [was nach dem Meeting wahr sein soll]
## Agenda
1. [Eröffnung / Check-in] [X Min] - [Kurzer Kontext-Einstieg oder Warm-up]
2. [Thema A — höchste Priorität] [X Min] - Kontext: [1–2 Sätze Hintergrund] - Entscheidung nötig: [ja/nein — falls ja, welche Entscheidung] - Pre-Read: [Link oder Referenz, falls vorhanden]
3. [Thema B] [X Min] - Kontext: [...] - Entscheidung nötig: [...]
4. [Thema C] [X Min] - Kontext: [...]
5. [Action Items und nächste Schritte] [5 Min] - Getroffene Entscheidungen durchgehen - Action Items mit Verantwortlichen und Fristen zuweisen
## Offene Punkte aus dem letzten Meeting - [Punkt 1] — Verantwortlich: [Name] — Status: [erledigt / in Arbeit / nicht begonnen] - [Punkt 2] — ...```
**Agenda-Prinzipien:**
- Timeboxe jeden Punkt. Die gesamte Zeitzuteilung darf die Meeting-Dauer minus 5 Minuten nicht überschreiten (Puffer für Überziehen und Abschluss).- Priorisiere rigoros. Setze das wichtigste oder zeitkritischste Thema nach vorne. Falls das Meeting überzieht, wurde zumindest der kritische Punkt behandelt.- Unterscheide Entscheidungen von Diskussionen. Markiere Themen, die eine Entscheidung erfordern — dafür braucht es den Entscheider und genug Kontext für eine fundierte Wahl.- Begrenze auf 3–5 substanzielle Punkte für ein 30-Minuten-Meeting, 5–7 für ein 60-Minuten-Meeting. Mehr Punkte garantieren, dass nichts ausreichend Aufmerksamkeit bekommt.- Nimm offene Punkte aus dem letzten Meeting auf. Verbindlichkeit braucht Sichtbarkeit.
### Schritt 4: Pre-Read-Briefing zusammenstellen
Für Meetings, bei denen Teilnehmende Hintergrund brauchen (Projektreviews, Kundencalls, Vorstandssitzungen), erstelle ein Briefing-Dokument:
```# Meeting-Brief: [Titel]Erstellt: [Datum]Meeting: [Datum und Uhrzeit]
## TL;DR [2–3 Sätze: warum wir uns treffen, was am wichtigsten ist, was wir entscheiden müssen]
## Kontext [Hintergrund, den die Teilnehmenden brauchen — maximal 1 Seite. Verlinke detaillierte Quellen, statt sie zu reproduzieren.]
## Wichtige Datenpunkte - [Kennzahl oder Fakt 1] — Quelle: [woher das stammt] - [Kennzahl oder Fakt 2] — Quelle: [...] - [Kennzahl oder Fakt 3] — Quelle: [...]
## Offene Fragen 1. [Frage, die in diesem Meeting geklärt werden muss] 2. [Frage 2]
## Relevante Historie - [Datum]: [Was passiert ist — Entscheidung, Meilenstein oder Änderung] - [Datum]: [...]
## Vorgeschlagene Gesprächspunkte - [Punkt 1 — was anzusprechen ist und warum] - [Punkt 2] - [Punkt 3]```
**Briefing-Prinzipien:**
- Kürze vor Vollständigkeit. Ein einseitiges Brief, das gelesen wird, schlägt ein 10-seitiges Dokument, das es nicht wird.- Belege alles mit Quellen. Jeder Datenpunkt, jede Aussage und jede historische Referenz muss ihre Quelle nennen, damit Teilnehmende bei Bedarf tiefer gehen können.- Führe mit der Entscheidung oder der Bitte. Braucht das Meeting eine Entscheidung, setze Frage und Optionen nach vorne — den Kontext danach.
### Schritt 5: Gesprächspunkte vorschlagen
Schlage auf Basis des gesammelten Kontexts konkrete Gesprächspunkte vor, die der Nutzer ansprechen sollte:
| Typ | Wann vorschlagen | Format || --- | --- | --- || **Follow-up aus früherem Meeting** | Ein Action Item wurde vergeben oder ein Thema vertagt | "Letztes Mal haben wir [X] vereinbart. Status-Update?" || **Proaktives Update** | Der Nutzer hat Fortschritte oder Neuigkeiten für die Teilnehmenden | "Teile, dass [Meilenstein] erreicht / [Blocker] gelöst wurde" || **Frage stellen** | Eine Information wird von einer teilnehmenden Person benötigt | "Frage [Person] zu [Thema] — nötig für [Grund]" || **Risiko markieren** | Ein Risiko oder eine Sorge sollte früh angesprochen werden | "Markiere, dass [Risiko] [Timeline/Ergebnis] beeinflussen könnte" || **Entscheidung treiben** | Eine offene Entscheidung braucht Aufmerksamkeit | "Wir müssen über [Thema] entscheiden — Optionen sind [A] oder [B]" |
## Schnellanleitungen je Meeting-Typ
Passe die Workflow-Tiefe an den Meeting-Typ an:
| Meeting-Typ | Vorbereitungstiefe | Schwerpunkt || --- | --- | --- || **1:1 (Führungskraft/Mitarbeitende)** | Leicht — 5–10 Min Vorbereitung | Offene Action Items, Blocker, Karriere-/Entwicklungsthemen || **Team-Standup** | Minimal — 2 Min Vorbereitung | Eigener Status, Blocker, benötigte Hilfe || **Projektreview** | Mittel — 15–20 Min Vorbereitung | Meilenstein-Status, Risiken, nötige Entscheidungen, Timeline || **Kunden-/Externer Call** | Voll — 20–30 Min Vorbereitung | Account-Historie, Beziehungskontext, Ziele, Pre-Read || **Vorstand/Executive** | Voll — 30+ Min Vorbereitung | Narrative Struktur, Kernkennzahlen, Entscheidungen, Pre-Read-Paket || **Interview** | Mittel — 15 Min Vorbereitung | Rollenanforderungen, Kandidaten-Hintergrund, vorbereitete Fragen || **Brainstorming** | Leicht — 10 Min Vorbereitung | Problemdefinition, Rahmenbedingungen, Seed-Ideen, kreative Prompts |
## Leitplanken
- Erfinde niemals Meeting-Historie oder Hintergründe zu Teilnehmenden — wenn frühere Notizen oder Org-Daten nicht verfügbar sind, frage den Nutzer.- Erzeuge niemals erfundene Kennzahlen oder Datenpunkte für Briefings — verwende `[Daten nötig — Nutzer fragen]` als Platzhalter.- Nimm niemals das Meeting-Ziel an — frage nach, bevor du die Agenda entwirfst.- Kennzeichne Ausgaben: `[Aus angebundener Quelle]`, `[Aus Nutzereingabe]`, `[Vorschlag]`, `[Daten nötig]`.
> **Tipp:** Fordere über companyFILES eine DOCX- oder Markdown-Ausgabe an, um eine formatierte, sofort teilbare Agenda oder ein Briefing zu erhalten.