Agent einrichten

Die Werkzeuge von companyFILES stehen in jedem Chat zur Verfügung. Für alles, was über eine einzelne Datei hinausgeht, lohnt sich trotzdem ein eigener Agent: Er bringt das Werkzeug Files und die passenden Skills schon mit, sodass Sie im Prompt nur noch das Ziel nennen müssen. Angelegt wird er wie jeder andere Agent über Agenten → Neuen Agenten erstellen.

Grundeinstellungen

Feld	Empfehlung
Name	sprechender Name, zum Beispiel der Zweck des Agenten
Was dieser Agent macht	kurze Beschreibung; optional
KI-Modell	ein kleines, schnelles Modell genügt – die Arbeit besteht überwiegend aus Werkzeugaufrufen
Kategorie	Allgemein, sofern keine eigene Kategorie vorgesehen ist
Anweisungen	knapp halten; die Regeln liefern die Skills

Große Systemanweisungen braucht ein companyFILES-Agent nicht. Bewährt haben sich zwei Kontextvariablen, die über das Plus-Symbol am Feld Anweisungen eingesetzt werden und beim Aufruf gefüllt werden:

Variable	Zweck
{{current_user}}	wer das Dokument anfordert – landet zum Beispiel im Absenderfeld eines Briefs
{{current_datetime}}	Datum und Uhrzeit für Dokumentenköpfe, Protokolle und Dateinamen

Werkzeug Files

Unter Tools → Hinzufügen kommt das Werkzeug Files dazu. Es ist ein MCP-Server und bringt eine ganze Reihe von Werkzeugen mit. Wie viele es genau sind, hängt davon ab, welche Erweiterungen in Ihrer Umgebung aktiv sind; der Zähler in der Seitenleiste zeigt die Zahl neben dem Namen, in der Abbildung als Files · 56. Im Dialog steht der Verbindungsstatus (Verbunden) und darunter die Liste Tools auf diesem Server, in der einzelne Werkzeuge ab- und über Auswahl aufheben gesammelt abgewählt werden können.

Jede Zeile hat neben dem Namen ein Uhr-Symbol. Es markiert das verzögerte Laden (Lazy Loading): Das Werkzeug wird erst dann in den Kontext geholt, wenn es gebraucht wird. Das spart Kontext und ist für nahezu alle Werkzeuge sinnvoll. Ausgenommen bleibt help – es ist dauerhaft aktiv, damit der Agent die übrigen Werkzeuge überhaupt nachschlagen kann.

Die Werkzeuge im Überblick

Excel: create_excel, create_excel_from_csv, create_excel_from_json, create_excel_advanced, modify_excel, read_excel, read_excel_detailed, create_excel_from_template, fill_excel_template

Word und OpenDocument: create_word, create_word_from_html, create_word_from_json, read_word, read_word_content, append_to_word, replace_word_content, create_word_from_template, create_word_from_template_with_images, create_odt, create_odt_from_html, create_odt_from_template

PDF: create_pdf, create_pdf_from_html, read_pdf, list_pdf_form_templates, fill_pdf_form, fill_and_flatten_pdf_form, read_pdf_form_fields, fill_pdf_form_fields

PowerPoint: create_powerpoint, read_powerpoint_slides, append_slides_to_powerpoint, update_powerpoint_slide, create_powerpoint_from_template, describe_pptx_template, create_powerpoint_from_layouts, add_slides_from_layouts, set_powerpoint_slide_fields

Text, Konvertierung, Archive: create_text_file, convert_document, get_supported_conversions, create_zip_from_stored_files

Dateiverwaltung: upload_file, download_stored_file, list_documents, search_documents, list_my_files, get_settings, open_companyfiles_ui

Vorlagen: list_templates, attach_template_to_chat – Letzteres hängt eine Kopie einer Vorlage an den Chat, damit der Code-Interpreter sie bearbeiten kann; siehe Vorlage für den Code-Interpreter an den Chat hängen

Bilder: view_image – der Agent sieht sich ein gespeichertes Bild (PNG, JPEG, WebP, GIF) selbst an, etwa ein hochgeladenes Foto oder einen exportierten Chart, und kann es beschreiben oder auswerten

Visualisierung: create_chart_document, embed_chart_in_document, show_interactive_chart, show_interactive_diagram, show_interactive_map

Hilfe: help

Dazu kommen Werkzeuge, die nur mit einer zusätzlichen Erweiterung bereitstehen:

Erweiterung	Werkzeuge	Beschreibung
Weitere Formate lesen	read_file, save_file_part, convert_to_markdown	E-Mails, Archive und ältere Formate lesen, Anhänge als eigenes Dokument speichern, ganze Dateien als Markdown sichern – siehe E-Mails, Archive und ältere Formate lesen
CAD, BIM und 3D	describe_model, query_model, get_model_element, aggregate_model, model_areas, create_model_report, render_model_view, show_model_viewer, convert_model, edit_model	Modelle auswerten, ansehen, umwandeln und bearbeiten – siehe CAD, BIM und 3D

Nicht in allen Umgebungen verfügbar

Ob diese Funktion in Ihrer Umgebung zur Verfügung steht, legt Ihr Unternehmen fest. Wenden Sie sich bei Fragen an Ihren Administrator.

Skills

Zu companyFILES gehören mitgelieferte Skills. Sie enthalten keine Inhalte, sondern die Regeln, wie mit den Werkzeugen zu arbeiten ist – welches Werkzeug für welches Format zuständig ist, in welcher Reihenfolge gearbeitet wird und woran ein Ergebnis zu prüfen ist. Ausgewählt werden sie im Bereich Skills des Agenten.

Skill	Zuständig für
excel-skill	Excel-Tabellen, Formeln und Formatierungen
word-odt-skill	Word- und OpenDocument-Dokumente
pdf-skill	PDF-Erstellung und PDF-Formulare
powerpoint-skill	Präsentationen erstellen und überarbeiten
templates-skill	Dokumente aus Vorlagen erzeugen
charts-diagrams-skill	Charts, Diagramme und Karten
convert-skill	Konvertierung zwischen Formaten
file-management-skill	Dateien ablegen, suchen, herunterladen
settings-ui-skill	Einstellungen lesen und in Dokumenten anwenden

Der Agent kann wahlweise alle Skills der Organisation, keine oder nur ausgewählte Skills nutzen. Für einen Dokumenten-Agenten genügt die gezielte Auswahl der companyFILES-Skills.

Hinweis

Jeder Skill ist in dieser Dokumentation einzeln beschrieben – die Tabelle verlinkt direkt dorthin. Wer einen eigenen Agenten baut, kann dort nachlesen, welcher Skill welche Arbeitsweise vorgibt.

Im Chat ist beides sichtbar: Über der Antwort steht, wie viele Werkzeuge benutzt wurden und welche Quelle sie hatten – zum Beispiel „2 Tools benutzt · skill, Files”, darunter der ausgeführte Skill und das aktive Werkzeug.

Maximale Agenten-Schritte

Unter Erweitert → Grundlagen steht das Feld Maximale Agenten-Schritte. Es begrenzt, wie viele Werkzeugaufrufe ein Agent in einem Durchgang machen darf. Ohne eigenen Wert gilt der Standard Ihrer Umgebung – in CompanyGPT 150 Schritte. Das reicht in der Regel auch für größere Umbauten wie das Überarbeiten einer ganzen Präsentation.

Hinweis

Ein eigener Wert ersetzt den Standard – auch nach unten. Tragen Sie deshalb nur dann etwas ein, wenn der Agent bei sehr umfangreichen Änderungen ins Limit läuft, und wählen Sie dann einen Wert über 150. Läuft der Agent mitten in der Bearbeitung ins Limit, bleibt das Dokument in einem halbfertigen Zustand zurück.

Unteragenten und Übergaben an andere Agenten (beide Beta) sind für companyFILES nicht erforderlich.

Weitere Werkzeuge kombinieren

companyFILES lässt sich mit anderen Werkzeugen desselben Agenten verbinden. Im Beispiel der Karte kommt eine Websuche hinzu: Erst recherchiert der Agent die Standorte, dann zeichnet er sie über show_interactive_map ein. Ohne Websuche kennt er nur die Orte aus dem Prompt.

Für das Arbeiten mit attach_template_to_chat braucht der Agent zusätzlich die Fähigkeit Code ausführen, denn die angehängte Vorlage bearbeitet der Code-Interpreter.

Als Nächstes: Dokumente erstellen.