Office-Add-in

Das Office-Add-in öffnet den CompanyGPT-Chat als Bereich neben Ihrem Dokument. Der Assistent liest das geöffnete Word-Dokument, die Excel-Mappe, die Präsentation oder die E-Mail und kann sie auf Wunsch bearbeiten. Der Bereich sieht aus wie der CompanyGPT-Chat im Browser; helles, dunkles und kontrastreiches Design folgen der Einstellung von Office. Ihre Chats aus dem Add-in finden Sie auch in der Seitenleiste von CompanyGPT im Browser.

Was in den einzelnen Anwendungen zusätzlich möglich ist, beschreiben die Seiten Word, Excel und PowerPoint und Outlook.

Unterstützte Anwendungen

Word, Excel und PowerPoint unter Windows, auf dem Mac und im Browser (Office im Web).
Outlook: das klassische und das neue Outlook unter Windows, Outlook im Web und Outlook für Mac – jeweils beim Lesen und beim Verfassen einer E-Mail.

Sie müssen nichts installieren: Ihr Administrator stellt das Add-in zentral bereit (siehe Administration). Nach der Bereitstellung kann es bis zu 24 Stunden dauern, bis das Add-in in allen Anwendungen erscheint.

Add-in öffnen

Öffnen Sie in Word, Excel oder PowerPoint die Registerkarte Start. In Outlook öffnen oder verfassen Sie eine E-Mail.
Klicken Sie auf das Menü mit dem Namen und Logo Ihrer CompanyGPT-Umgebung.
Wählen Sie den ersten Eintrag („… öffnen“), um den Chat-Bereich zu öffnen, oder direkt eine der Schnellaktionen.
Klicken Sie beim ersten Öffnen gegebenenfalls auf Anmelden. Es öffnet sich die normale CompanyGPT-Anmeldung; danach geht es automatisch zurück ins Add-in.

Jede Anwendung bietet im Menü sechs Schnellaktionen:

Anwendung	Schnellaktionen
Word	Zusammenfassen · Korrektur lesen · Umformulieren · Sprache vereinfachen · Entwurf schreiben · Übersetzen
Excel	Formel erklären · Formel erstellen · Daten analysieren · Diagramm vorschlagen · Rechtschreibung prüfen · Sprache vereinfachen
PowerPoint	Deck erstellen · Folien prüfen · An Vorlage angleichen · Texte straffen · Rechtschreibung prüfen · Deck zusammenfassen
Outlook beim Lesen	Antwort entwerfen · Zusammenfassen · Aufgaben extrahieren
Outlook beim Verfassen	Korrektur lesen · Sprache vereinfachen · Professioneller Ton

Aufbau des Bereichs

Kopf: Neuer Chat beginnt eine neue Unterhaltung. Verlauf zeigt Ihre bisherigen Chats mit Suche; über das Menü einer Zeile können Sie einen Chat Anpinnen bzw. Loslösen, Umbenennen oder Löschen. In einem schmalen Bereich zeigen beide Knöpfe nur ihr Symbol.
Startvorschläge: In einem leeren Chat stehen über dem Eingabefeld vier Vorschläge passend zur Anwendung, z. B. in Word Dokument zusammenfassen oder Coaching. Hat der gewählte Agent eigene Gesprächsstarter, erscheinen stattdessen diese. Die Vorschläge kann Ihre Umgebung anpassen.
Eingabefeld mit Büroklammer: Datei hochladen hängt eine Datei an (PDF, Word, Excel, Text, CSV, Markdown oder Bilder, bis 100 MB), Referenz einfügen (#) öffnet die Referenzsuche (siehe Paletten). Dateien im Format .doc, .xls, .ppt oder .pptx lädt das Add-in nicht hoch; legen Sie sie in OneDrive ab und nennen Sie dem Assistenten den Dateinamen.
Fußzeile: Auswahl von Modell oder Agent, Bearbeitungsmodus (Stift-Symbol), + für Quellen (mit der Zahl aktiver Quellen), Kontextanzeige, ↗ (öffnet den Chat in CompanyGPT im Browser) und ein Punkt, der die Verbindung zum Dokument anzeigt. In einem schmalen Bereich ist die Fußzeile zweizeilig.

Modell oder Agent wählen

Über die Auswahl in der Fußzeile legen Sie fest, wer antwortet. Ohne Suchtext zeigt die Liste:

Favoriten – angepinnte Agenten und Modelle,
Meine Agents – Ihre eigenen Agenten,
Modelle,
Weitere Agents: Namen eingeben – alle übrigen Agenten finden Sie über die Suche.

Die Suche durchsucht alle Agenten (Name, Beschreibung, Kategorie) und alle Modelle. Mit Anpinnen bzw. Loslösen an einer Zeile verwalten Sie Ihre Favoriten; es sind dieselben Favoriten wie in der Seitenleiste von CompanyGPT im Browser (höchstens 50). Agenten, die andere mit Ihnen geteilt haben, sind mit „geteilt“ gekennzeichnet, global geteilte Agenten mit einer Weltkugel.

Jeder Start beginnt mit dem Standardmodell – in Word, Excel, PowerPoint, Outlook und im Teams-Tab mit demselben. Legt Ihre Umgebung nichts anderes fest, ist das ein Modell der neuesten GPT-Generation. Merken kann sich das Add-in nur einen gewählten Agenten, und zwar je Anwendung. Ein gewähltes Modell gilt, solange der Bereich geöffnet ist; beim nächsten Start beginnt das Add-in wieder mit dem Standardmodell. Welche Modelle und Agenten zur Auswahl stehen, legt Ihre Umgebung fest.

Sie können schreiben und senden, sobald die Modelle geladen sind; die Agenten erscheinen kurz danach in der Auswahl. Haben Sie bis dahin nichts anderes gewählt, übernimmt das Add-in dann Ihren gemerkten Agenten.

Gespeicherte Agenten können das geöffnete Dokument nur bearbeiten, wenn das in Ihrer Umgebung aktiviert ist. Andernfalls zeigt das Add-in „Dokumentwerkzeuge für Agents im Tenant nicht aktiv“; der Agent antwortet dann, kann das Dokument aber nicht lesen oder ändern.

Paletten im Eingabefeld

Vier Zeichen öffnen eine Auswahlliste über dem Eingabefeld:

Zeichen	Öffnet	Hinweis
`@`	Agent oder Modell wechseln	nur als erstes Zeichen; mitten im Text bleibt `@` ein normales Zeichen (z. B. in E-Mail-Adressen)
`#`	Referenzen: Dateien, Mails, Termine, Transkripte	am Textanfang oder am Anfang eines Worts mitten im Satz; gesucht wird ab zwei Zeichen
`/`	Prompts: die Schnellaktionen der Anwendung und Ihre Prompt-Bibliothek	ein Prompt mit Variablen öffnet einen Dialog zum Ausfüllen
`$`	Skills

Mit den Pfeiltasten bewegen Sie sich durch die Liste, Enter oder Tab übernimmt den Eintrag (ohne zu senden), Escape schließt die Liste.

Referenzen (#) erscheinen als Chip über dem Eingabefeld; der Assistent liest das referenzierte Element dann gezielt. Mit Strg+Enter (Mac: ⌘+Enter) öffnen Sie einen Treffer im Browser, ohne ihn einzufügen. Sind mehrere Office-Fenster geöffnet, zeigt die Liste oben zusätzlich Offene Fenster (siehe Mehrere Office-Fenster). Ob Referenzen verfügbar sind, hängt von Ihrer Umgebung ab.
Prompts (/) können neben den üblichen Variablen zwei Add-in-Variablen enthalten: {{selection}} (Markierter Text) und {{document_title}} (Dokumenttitel). Beide füllt das Add-in aus dem Dokument vor; Sie können sie im Dialog ändern.

Quellen

Über + in der Fußzeile legen Sie fest, worauf ein Modell zusätzlich zugreifen darf:

Dieses Dokument ist immer verbunden und lässt sich nicht abwählen.
Weitere Quellen, die in Ihrer Umgebung eingerichtet sind, z. B. Web-Recherche, Dateien, Wissensdatenbank oder Transkription. Jede Quelle zeigt, ob sie verbunden oder nicht verfügbar ist; mit Erneut prüfen prüfen Sie eine nicht verfügbare Quelle erneut.
Websuche und – nur wenn Erinnerungen in Ihrer Umgebung aktiviert sind – Gedächtnis (siehe Erinnerungen).

Ist ein Agent gewählt, gelten seine eigenen Quellen: „Quellen gelten für Modelle; Agents nutzen ihre eigenen Quellen“. Websuche und Gedächtnis bleiben schaltbar.

Bearbeitungsmodi

Wie Änderungen des Assistenten im Dokument landen, wählen Sie über das Stift-Symbol in der Fußzeile. Das Add-in merkt sich den Modus je Anwendung.

Modus	Bedeutung
Vorschläge (Standard)	Erst als Karte bestätigen: Jede Änderung erscheint als Vorschlagskarte und wird erst nach Übernehmen ausgeführt.
Direkt	Änderungen sofort ausführen.
Nachverfolgen (nur Word)	Als nachverfolgte Änderung (Word-Review): Sie nehmen die Änderungen wie gewohnt in Word an oder lehnen sie ab.

Im selben Menü gibt es zwei Schalter:

Direkt ohne Rückfrage: Schnellaktionen ohne Bestätigung. Ist der Schalter aus, fragt eine Schnellaktion, die das Dokument ändert, im Modus Direkt vorher nach („Diese Aktion ändert das Dokument direkt“ mit Anwenden und Abbrechen).
Deck direkt bauen (nur PowerPoint): Ohne Gliederung zuerst (siehe PowerPoint).

Vorschlagskarten

Im Modus Vorschläge erscheint jede Änderung als eigene Karte:

Ort: nennt die Stelle, z. B. „Absatz 3“, eine Folie oder einen Zellbereich.
Der Text der Änderung ist vollständig sichtbar; lange Texte sind hinter Mehr anzeigen eingeklappt.
Übernehmen führt die Änderung aus, Verwerfen verwirft sie.
Hat sich die Stelle inzwischen verschoben, bietet die Karte Stelle erneut markieren und Übernehmen an.

Solange Karten offen sind, zeigt eine Leiste über dem Eingabefeld ihre Zahl, etwa „2 Vorschläge offen“. Anzeigen holt die erste offene Karte in den Blick. Bei mehreren Karten entscheiden Sie dort mit Alle übernehmen und Alle verwerfen über alle offenen Karten auf einmal – außer Karten für andere Fenster; die übernehmen Sie einzeln (siehe Mehrere Office-Fenster). Sind nur noch solche Karten offen, ist Alle übernehmen deaktiviert.

Alle Änderungen zeigen

Unter einer Antwort, die das Dokument geändert hat, steht Alle Änderungen zeigen (n). Damit sehen Sie, wo die Änderungen liegen: Word hebt die Stellen hervor, Excel markiert die Bereiche, PowerPoint springt zur Folie, Outlook gibt einen Hinweis. Mit Hervorhebung entfernen blenden Sie die Hervorhebung wieder aus.

Freigaben und Rückfragen

Freigaben: Möchte der Assistent ein Werkzeug ausführen, das eine Bestätigung braucht, zeigt eine Karte die vollständigen Angaben mit Zulassen und Ablehnen. Ihre Entscheidung bleibt im Verlauf sichtbar.
Rückfragen: Braucht der Assistent eine Entscheidung von Ihnen, stellt er eine Rückfrage als Karte mit Antwortoptionen und einem Freitextfeld. Die Karte bleibt auch nach einem Neuladen erhalten. Ist sie abgelaufen, erscheint „Rückfrage abgelaufen, erneut senden“.

Während der Assistent arbeitet

Jeder Werkzeugschritt erscheint als eigene Karte, bei längeren Aufgaben zusammen mit einem Plan. Denkschritte erscheinen als eingeklappter Block Gedanken, den Sie aufklappen können. Während der Assistent nachdenkt, zeigt der Block „Nachdenken…“ oder einen kurzen, automatisch erzeugten Titel. Blendet Ihre Umgebung die Denkinhalte aus, steht dort nur „Hat nachgedacht“, ohne Text.
Steuern: Während eine Antwort läuft, können Sie eine Ergänzung schreiben und mit Enter oder dem Knopf Steuern senden. Sie wird nach dem aktuellen Schritt berücksichtigt. Eine wartende Ergänzung können Sie mit Entfernen zurückziehen; wurde sie nicht mehr berücksichtigt, schicken Sie sie mit Als neue Nachricht senden ab. Ob Steuern verfügbar ist, hängt von Ihrer Umgebung ab.
Abbrechen: Der Knopf mit dem Stopp-Symbol im Eingabefeld bricht die Antwort ab, auch auf dem Server. Die Antwort ist dann als „abgebrochen“ markiert.
Kontextanzeige: Sofern in Ihrer Umgebung aktiviert, zeigt ein Ring in der Fußzeile, wie stark der Kontext des Chats belegt ist; ab 80 % warnt er. Ein neuer Chat setzt den Kontext zurück.

Ergebnisse übernehmen

Unter jeder Antwort stehen Kopieren, Neu generieren und Bearbeiten.
Ins Dokument einfügen (Word) fügt die Antwort mit den Formatvorlagen Ihres Dokuments ein. In Outlook heißt der Knopf beim Verfassen In E-Mail einfügen, beim Lesen Als Antwort öffnen. Eingefügt wird nur die Antwort, nicht der Denkprozess.
Quellen: Zitatmarker in der Antwort öffnen eine Karte mit der Quelle.
Dateien: Erzeugte Dateien und Bilder erscheinen als Karten mit Download. In Word fügt Ins Dokument einfügen Word-Dokumente, Bilder und Textdateien an der Cursorposition ein; beim Verfassen in Outlook hängt In E-Mail einfügen die Datei an Ihren Entwurf an.
Artefakte erscheinen als Textvorschau und lassen sich in CompanyGPT im Browser öffnen.

Anmeldung und Fehlermeldungen

Ist Ihre Sitzung abgelaufen, zeigt das Add-in wieder die Anmeldung; Ihr Text bleibt im Eingabefeld erhalten.
Unter Details zeigt die Anmeldeseite technische Angaben wie Mandanten-ID und Fehlercode, die Ihrem Administrator bei der Fehlersuche helfen.
Ohne das Recht Microsoft 365 nutzen erscheint „Kein Zugriff auf die Dokumentverbindung – bitte bei der Administration freischalten lassen“. Sie können dann weiter chatten, aber der Assistent kann das Dokument weder lesen noch bearbeiten.
Dauert der Start länger als üblich, erscheint „Das dauert gerade länger als üblich.“
Beendet Office den Add-in-Bereich unerwartet und startet ihn neu, öffnet das Add-in den Chat dieses Dokuments bzw. dieser E-Mail wieder (bis 30 Minuten danach). Offene Vorschlagskarten gehen dabei verloren; ein Hinweis nennt sie, etwa „2 Vorschläge der vorigen Sitzung sind verloren – bitte erneut anfragen“. Das gilt nicht für neue, noch nicht gespeicherte Dokumente und Entwürfe. Haben Sie den Bereich selbst geschlossen, beginnt er beim nächsten Öffnen mit einem neuen Chat.