Outlook

In Outlook arbeitet das Office-Add-in mit der E-Mail, die Sie gerade lesen oder verfassen. Das Add-in ist nicht in allen Umgebungen aktiviert; die Grundlagen wie Öffnen, Modellauswahl und Paletten stehen auf der Seite Office-Add-in.

E-Mails versenden immer nur Sie selbst: Der Assistent schreibt höchstens in einen Entwurf, den Sie selbst abschicken. Anders ist es bei Termineinladungen – siehe Termin vorschlagen.

Schnellaktionen

Outlook hat zwei Menüs – eines beim Lesen und eines beim Verfassen einer E-Mail.

Ansicht	Schnellaktion	Was sie tut
Lesen	Antwort entwerfen	Entwirft eine Antwort auf die geöffnete E-Mail.
Lesen	Zusammenfassen	Fasst die E-Mail (und den Verlauf) zusammen.
Lesen	Aufgaben extrahieren	Zieht die To-dos und Termine aus der E-Mail.
Verfassen	Korrektur lesen	Prüft den Entwurf auf Rechtschreibung, Grammatik und Zeichensetzung.
Verfassen	Sprache vereinfachen	Formuliert den Entwurf in einfacher, klarer Sprache.
Verfassen	Professioneller Ton	Formuliert den Entwurf professioneller und verbindlicher.

Die Schnellaktionen beim Verfassen zeigen ihr Ergebnis im Chat und ersetzen Ihren Entwurf nicht selbst – so bleiben Signatur und zitierter Verlauf erhalten. Den Vorschlag übernehmen Sie mit In E-Mail einfügen.

E-Mail als Kontext mitgeben

Beim Lesen einer E-Mail hängt der Knopf Diese E-Mail an … (mit dem Namen Ihrer CompanyGPT-Umgebung) über dem Eingabefeld die geöffnete E-Mail an Ihre nächste Nachricht an. Sie schreiben dann nur noch Ihre Anweisung. Die angehängte E-Mail erscheint als Chip mit ihrem Betreff und lässt sich wieder entfernen.

Die vier Outlook-Workflows

Zusätzlich zu den Schnellaktionen gibt es vier Workflows. Sie starten sie über die Startvorschläge in einem leeren Chat oder über die Palette /.

Workflow	Ansicht	Ergebnis
Termin vorschlagen	Lesen	drei Terminvorschläge zur Bestätigung
Meeting vorbereiten	Lesen	eine Vorbereitung im Chat, ohne Änderungen
Posteingang aufräumen	Lesen	Vorschläge je E-Mail zur Bestätigung
Coaching	Verfassen	Befunde zu Ihrem Entwurf, einzeln übernehmbar

Bei allen Workflows, die etwas im Kalender oder Postfach ändern würden, liest der Assistent zuerst nur und macht Vorschläge. Ausgeführt wird erst, was Sie auf der Karte Bestätigung erforderlich auswählen: „Diese Vorschläge werden erst nach Ihrem Klick ausgeführt. Prüfen Sie Empfänger und Inhalt, bevor Sie bestätigen.“ Jeder Vorschlag hat ein Häkchen; Ausgewählte ausführen führt die angehakten aus, Alle ausführen alle.

Termin vorschlagen

Der Assistent liest die geöffnete E-Mail samt Verlauf, ermittelt die Beteiligten und sucht drei freie Zeiten in den nächsten zehn Arbeitstagen. Steht im Verlauf keine Dauer, plant er 30 Minuten ein.

Jeder Vorschlag zeigt Zeit, Titel, die Teilnehmer (erhalten eine Einladung) und die Beschreibung, die der Einladungstext wird. Teilnehmende mit einer anderen E-Mail-Domain als Ihrer sind mit extern markiert.

Meeting vorbereiten

Der Assistent sucht den nächsten Termin, der zur geöffneten E-Mail gehört (gleiche Teilnehmende oder gleicher Betreff); gibt es keinen, nimmt er den nächsten Termin in den kommenden 24 Stunden. Er ergänzt, was zuletzt dazu per E-Mail und in Dateien geteilt wurde, und antwortet mit vier Abschnitten: „Zusammenfassung“, „Offene Punkte“, „Zuletzt geteilte Dateien“ und „Teilnehmer“. Der Workflow liest nur und ändert nichts.

Posteingang aufräumen

Der Assistent liest die 15 neuesten E-Mails Ihres Posteingangs und schlägt je E-Mail höchstens eine Aktion vor:

eine Kategorie zuweisen,
in einen vorhandenen Ordner verschieben,
als erledigt markieren (als gelesen markieren).

Die Karte nennt zu jedem Vorschlag Betreff und Absender. Verschiebungen in die Ordner für gelöschte Elemente, Junk-E-Mail oder das Archiv sind mit einer Warnung markiert. Vorschläge zu E-Mails, die der Assistent nicht unter den gelesenen Mails findet, sind mit „Mail nicht in den gelesenen Ergebnissen gefunden“ markiert und nicht angehakt; sie laufen nur, wenn Sie sie selbst ankreuzen.

Coaching

Beim Verfassen gibt Coaching Rückmeldung zu Ihrem eigenen Text – Signatur und zitierter Verlauf werden nicht beurteilt. Der Assistent liefert einen kurzen Gesamteindruck und bis zu sechs Befunde zu Ton, Klarheit, Länge oder Struktur, jeweils mit Fundstelle, Begründung und Vorschlag.

In der Befundliste ersetzt Übernehmen genau die Fundstelle in Ihrem Entwurf, Rückgängig nimmt das wieder zurück. Mit Alle übernehmen übernehmen Sie alle offenen Befunde. Signatur und zitierter Verlauf bleiben dabei unverändert.

Entwürfe

Beim Verfassen fügt In E-Mail einfügen unter einer Antwort den Text an der Cursorposition in Ihren Entwurf ein; markierten Text ersetzt er. Schrift und Absatzformat richten sich nach Ihrem Entwurf, Signatur und zitierter Verlauf bleiben erhalten.
Aus einem anderen Office-Fenster: Fügt der Assistent aus dem Chat eines anderen Fensters Inhalte in Ihren Entwurf ein, landen sie nach Ihrer Bestätigung am Anfang des Entwurfs, nicht an der Cursorposition (siehe Mehrere Office-Fenster).
Beim Lesen öffnet Als Antwort öffnen eine Antwort auf die geöffnete E-Mail, die bereits den Text enthält.
Über die Werkzeuge im Chat legt der Assistent Antworten, Weiterleitungen und neue E-Mails als Entwürfe in Ihrem Ordner Entwürfe an. Abschicken müssen Sie sie selbst.

Anhänge

Anhänge lesen: Der Assistent kann Anhänge der geöffneten oder einer gefundenen E-Mail lesen – Text, Word, Excel, PowerPoint, CSV, HTML und PDF, angehängte E-Mails und Termine sowie OneDrive-/SharePoint-Links. Bilder und gescannte PDFs werden als Bild übergeben; dafür muss das gewählte Modell Bilder verarbeiten können.
Dateien an einen Entwurf anhängen: Der Assistent kann eine Datei (bis 25 MB) an einen Entwurf anhängen, ohne ihn zu versenden – aus OneDrive oder SharePoint, aus dem aktuellen Chat, aus companyFILES oder ein geöffnetes Office-Dokument.

Outlook auf dem Mac

Für Outlook auf dem Mac muss Ihr Administrator das Add-in zusätzlich bereitstellen (siehe Administration). Ohne diesen Schritt fehlt das Add-in dort. Unter Windows und im Browser ist nichts weiter nötig.