Vorlagen

Vorlagen ermöglichen die wiederverwendbare Dokumentenerstellung mit standardisiertem Aufbau: Das Format wird einmal festgelegt, danach werden nur noch die Inhalte befüllt. Das lohnt sich überall dort, wo Dokumente sich im Aufbau gleichen – Briefe, Begleitschreiben, Besprechungsprotokolle, Angebotsvorlagen.

Sie können jedoch nicht einfach ein fertiges Dokument hochladen – das Dokument muss zuerst mit Platzhaltern vorbereitet werden.

Vorlagen vorbereiten

Platzhalter sind geschweifte Klammern mit einem Wort darin: {Platzhalter}. Sie öffnen das Dokument in der nativen Anwendung (Word, Excel, PowerPoint) und setzen Platzhalter wie {Firmenname}, {Datum} oder {Adresse} an die Stellen, an denen CompanyGPT dynamische Inhalte einsetzen soll. Die Namen können Sie frei wählen, sie sollten jedoch aussagekräftig sein.

• Word (.docx): Platzieren Sie {Platzhalter} direkt im Dokumenttext. Beispiel: „Sehr geehrte/r {Anrede} {Nachname}, …” oder eine Tabellenzelle mit {Rechnungsbetrag}
• Excel (.xlsx): Platzieren Sie {Platzhalter} in einzelne Zellen. Beispiel: Zelle A1 enthält {Mitarbeitername}, Zelle B1 enthält {Abteilung}
• PowerPoint (.pptx / .potx): Platzieren Sie {Platzhalter} in Textfelder auf Folien. Beispiel: Titelfolie mit {Projektname}, Inhaltsfolie mit {Zusammenfassung}

In der Beispielvorlage stehen die Platzhalter für Absender ({from_name}, {from_title}, {from_company}, {from_email}, {from_phone}, {from_website}), Empfänger ({to_name}, {to_company}, {to_address_line1}, {to_address_line2}) sowie {date}, {topic} und {message}.

Hinweis

Verwenden Sie aussagekräftige Platzhalternamen wie {Kundenname} statt {K1}. So erkennt CompanyGPT den Kontext und kann die Platzhalter zuverlässiger mit den richtigen Daten befüllen.

Vorsicht

Ein normales, fertig ausgefülltes Dokument ohne Platzhalter kann nicht als Vorlage verwendet werden. CompanyGPT benötigt die {Platzhalter}-Markierungen, um zu erkennen, welche Stellen dynamisch ersetzt werden sollen.

Vorlagen hochladen und freigeben

Hochgeladen werden Vorlagen in der Oberfläche unter Vorlage Hochladen. Der Bereich entscheidet danach über die Sichtbarkeit: Benutzer bedeutet, dass nur Sie selbst die Vorlage nutzen können; Global gibt sie für alle Benutzer der Organisation frei.

Erweiterte Vorlagen-Syntax

Neben einfachen {Platzhalter}-Markierungen unterstützen Word-Vorlagen eine erweiterte Ausdrucks-Syntax für dynamische Inhalte wie beispielsweise Schleifen, um Zeilen in Tabellen zu erstellen.

Tabellen-Schleifen in Word

Schleifen in Word-Tabellen werden über dedizierte Zeilen gesteuert. Die FOR- und END-FOR-Befehle stehen jeweils in einer eigenen Tabellenzeile:

Name	Eingetreten seit
{FOR person IN personen}
{= $person.name}	{= $person.eintrittsjahr}
{END-FOR person}

• Die FOR-Zeile markiert den Schleifenbeginn – sie wird beim Rendern entfernt.
• Die Körper-Zeile wird für jeden Eintrag im Array dupliziert.
• Die END-FOR-Zeile schließt die Schleife ab – sie wird ebenfalls entfernt.

Vorsicht

Die FOR- und END-FOR-Zeilen müssen vollständige Tabellenzeilen sein – platzieren Sie den Befehl in der ersten Zelle, die restlichen Zellen der Zeile bleiben leer. Befehle innerhalb einer Zelle einer normalen Zeile funktionieren nicht als Schleifensteuerung.

Vorlage im Chat verwenden

Nach dem Hochladen nennen Sie die Vorlage im Chat und geben die Daten für die Platzhalter an. Fehlen Angaben, fragt der Agent sie nach – er listet die offenen Platzhalter auf und schlägt teilweise schon Werte vor.

Die Angaben tragen Sie direkt in die Nachricht ein: Die eigene Nachricht lässt sich bearbeiten und über Update & rerun erneut abschicken, Speichern übernimmt die Änderung ohne neuen Durchlauf. Nicht benötigte Felder können Sie ausdrücklich als entfällt beantworten.

Anschließend erzeugt companyFILES das Dokument: Aufbau, Schriftbild und Akzentfarbe stammen unverändert aus der Vorlage, an den Stellen der Platzhalter stehen die gelieferten Inhalte.

Beispiel-Prompt: „Erstelle eine Rechnung mit der Vorlage ‚Rechnungsvorlage’. Kundenname: Muster GmbH, Rechnungsbetrag: 1.500 €, Datum: 15.04.2026”

Hinweis

Wenn immer dieselbe Vorlage zum Einsatz kommt, hinterlegen Sie sie in den Anweisungen eines eigenen Agenten. Dann müssen Sie im Prompt nicht mehr nennen, welche Vorlage gemeint ist – der Agent arbeitet genauer und die Bedienung wird deutlich einfacher.

Dokumente ohne Vorlage

Wird keine Vorlage genutzt, greifen die Einstellungen: Farben, Typografie, Seitenlayout und Logo kommen dann aus dem Organisationsstandard beziehungsweise aus Ihren persönlichen Überschreibungen.